Capacidade de entrega: quantos clientes o time aguenta
Como calcular a capacidade real de entrega da agência antes de vender mais, e parar de descobrir o limite do time depois que o contrato já foi assinado.
A pergunta chega sempre no mesmo momento: pode entrar mais um cliente? E a resposta costuma ser um "acho que sim" que vira atraso dois meses depois.
Capacidade não é sensação. É conta, e é uma conta simples.
O cálculo mínimo
Três números por pessoa:
Horas produtivas por semana. Não as horas de trabalho: as horas realmente disponíveis para entrega, descontando reunião, gestão e o resto. Fica bem abaixo do total, e é assim mesmo.
Horas por entregável. Estimativa por tipo. Um post, um relatório, uma configuração de campanha.
Entregáveis por cliente por mês. O que o contrato prevê.
Com esses três você sabe quantos clientes cabem por função. E descobre, quase sempre, que o limite não é o time inteiro: é uma função específica que satura antes das outras.
O gargalo é sempre uma função
Agência raramente satura por igual. Costuma travar em um ponto: a pessoa que aprova, o designer, quem configura campanha.
Achar essa função muda a decisão de contratação. Contratar "mais um de tudo" quando o gargalo é uma função específica gasta dinheiro e não aumenta entrega.
Se uma peça leva duas horas para ser feita e cinco dias para ser entregue, o gargalo não é produção. É fila ou aprovação, e aumentar o time não resolve nada.
Reserve folga desde o começo
Toda semana tem imprevisto: cliente urgente, refação, alguém doente. Agência que planeja usando cem por cento da capacidade quebra na primeira variação.
Uma parte da capacidade fica reservada. Quando não é usada, vira melhoria interna ou adiantamento, que são as coisas que nunca acontecem quando a agenda está cheia.
O que fazer com o número
Antes de vender. A pergunta "cabe?" passa a ter resposta objetiva, e o comercial para de fechar o que a operação não entrega.
Antes de contratar. Você sabe qual função contratar, não só que precisa de gente.
Na renegociação. Cliente que consome muito mais que o previsto vira conversa de escopo com dado na mão, em vez de reclamação interna.
O erro de tratar capacidade como fixa
Ela muda: pessoa nova produz menos nos primeiros meses, processo novo custa antes de economizar, cliente novo consome mais no início.
Revise o número a cada trimestre. Capacidade calculada uma vez e nunca revisada vira o mesmo "acho que sim", só que com planilha.
FAQ
Perguntas frequentes
Preciso apontar horas para calcular capacidade?+
Ajuda, mas dá para começar com estimativa por tipo de entregável. O importante é ter um número base para comparar com a realidade, não precisão contábil.
Qual porcentagem da capacidade posso vender?+
Deixe folga para imprevisto e para trabalho interno. Vender cem por cento da capacidade teórica garante atraso na primeira semana atípica.
E quando o cliente ocupa mais do que o previsto?+
Isso é dado de escopo, não azar. Se acontece sempre com o mesmo cliente, o contrato está errado, não o time.
Sobre o autor
Israel A. Cardoso
Founder e CEO do GRUPO ISRL
Founder e CEO do GRUPO ISRL. Antes de criar o método, atuou como COO em agências de marketing, liderando a estruturação de processos e operações que precisavam escalar sem perder o controle. Mais de 6 anos no mercado digital.
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